Φυσικό αρχείο επιχείρησης

Φάκελοι και στοιχεία που πρέπει να τηρούνται στο φυσικό αρχείο κάθε επιχείρησης
Οι φορείς που εμπίπτουν στις διατάξεις του Ν.3982/2011 (ΦΕΚ 143Α/2011) υποχρεούνται στην τήρηση φυσικού αρχείου στο χώρο της δραστηριότητας, διαθέσιμο σε κάθε έλεγχο, που να περιλαμβάνει τα παρακάτω:

Αρχείο Αδειοδοτήσεων

Νομοθεσία: ΦΕΚ: 143/Α/2011, 158/Β/2012

Το αρχείο αδειοδοτήσεων μιας επιχείρησης θα πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω:

1. Φάκελοι αδειών εγκατάστασης, που θα περιέχουν (ανά χορηγημένη άδεια):
   1. Απόφαση αδειοδοτούσας αρχής.
   2. Θεωρημένη μελέτη εγκατάστασης με συνοδευτικά σχεδιαγράμματα.
   3. Έγκριση Περιβαλλοντικών Όρων (εάν απαιτείται).
2. Φάκελοι αδειών λειτουργίας, που θα περιέχουν (ανά χορηγημένη άδεια):
   1. Απόφαση άδειας λειτουργίας.
   2. Υπεύθυνη Δήλωση επιβλέποντα μηχανικού.
   3. Φάκελος λοιπών εγκρίσεων – αδειών κατά περίπτωση (π.χ. άδεια λειτουργίας Η/Ζ).

Φάκελος Μηχανολογικού Εξοπλισμού

Ο φάκελος αυτός περιλαμβάνει στοιχεία που σχετίζονται με το μηχανολογικό εξοπλισμό και τη συντήρησή του, όπως:

1. Πιστοποιητικά που συνοδεύουν το μηχανολογικό εξοπλισμό της επιχείρησης.
2. Πιστοποιητικά Υδραυλικής Δοκιμασίας Εξοπλισμού υπό Πίεση.
3. Πιστοποιητικά Ελέγχου Εξοπλισμού (π.χ. ανυψωτικών μηχανημάτων).
4. Υπεύθυνες δηλώσεις εγκαταστάτη ηλεκτρολόγου.
5. Ημερολόγιο επιθεώρησης μηχανολογικού εξοπλισμού και εγκαταστάσεων (συμπληρώνεται από τον επιβλέποντα μηχανικό)

Φάκελος Πυροσβεστικής

Νομοθεσία: ΦΕΚ: 1794/Β/2012

1. Πιστοποιητικό πυροπροστασίας.
2. Εγκεκριμένη μελέτη (ενεργητικής) πυροπροστασίας.
3. Βιβλίο Ελέγχου και Συντήρησης των Μέσων Ενεργητικής Πυροπροστασίας.

Φάκελος Ατμολεβήτων

Νομοθεσία: ΦΕΚ: 2656/Β/2012

Αρθ. 5 παρ. 4 «Ο ιδιοκτήτης του ατμολέβητα διατηρεί φάκελο στον οποίο τηρούνται τα πιστοποιητικά και οι εκθέσεις δοκιμών και ελέγχων του ατμολέβητα.»

1. Πιστοποιητικό Παραλαβής στο οποίο θα αναγράφονται:
   1. Η θέση εγκατάστασης και ο ιδιοκτήτης του ατμολέβητα.
   2. Τα χαρακτηριστικά του ατμολέβητα.
   3. Η κατηγορία του ατμολέβητα.
   4. Η ημερομηνία του επόμενου ελέγχου, η οποία δεν μπορεί να ξεπερνά τα οκτώ (8) έτη.
2. Πιστοποιητικό ελέγχου το οποίο περιέχει τουλάχιστον τα εξής:
   1. Τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο Πιστοποιητικό Παραλαβής.
   2. Πληροφορίες για την υδραυλική δοκιμή, εάν έχει διενεργηθεί.
   3. Στοιχεία όλων των ελέγχων που διενεργήθηκαν.
   4. Δήλωση σχετικά με την ασφαλή λειτουργία του ατμολέβητα.
   5. Ημερομηνία, υπογραφή και στοιχεία του ελεγκτή.
3. Ειδικό ημερολόγιο λειτουργίας ατμολέβητα όπου αναγράφονται σε τακτά χρονικά διαστήματα και τουλάχιστον κάθε οκτώ (8) ώρες:
   1. Ημερομηνία και Ώρες λειτουργίας.
   2. Πίεση λειτουργίας ατμού.
   3. Σκληρότητα και η Ενεργός Οξύτητα (pΗ) νερού.
   4. Πίεση στην έξοδο της αντλίας τροφοδοσίας νερού, θερμοκρασία καυσαερίων και δείκτης αιθάλης.
   5. Πληροφορίες σχετικές με την καθημερινή κατάσταση λειτουργίας του ατμολέβητα.
   6. Τα στοιχεία των ελέγχων που διενεργούνται.
4. Βιβλίο συντηρήσεων και επισκευών στο οποίο:
   1. θα περιγράφεται κάθε φορά το είδος των εργασιών οι οποίες έγιναν στον ατμολέβητα ή στον εξοπλισμό που είναι συναρμολογημένος επάνω σε αυτόν (π.χ. ρύθμιση καυστήρα).
   2. θα καταχωρούνται κάθε είδους υλικά που χρησιμοποιούνται (π.χ. ανταλλακτικά) καθώς και τα πιστοποιητικά αυτών.
5. Υπεύθυνη Δήλωση ανάθεσης επίβλεψης λειτουργίας του ατμολέβητα (πρόσωπο που έχει αυτό το δικαίωμα σύμφωνα με τις ισχύουσες εκάστοτε διατάξεις περί τεχνικών επαγγελμάτων και επαγγελματικών δικαιωμάτων).
6. Υπεύθυνη Δήλωση ανάληψης επίβλεψης λειτουργίας του ατμολέβητα.

Φάκελος Επιθεώρησης Εργασίας

Νομοθεσία: ΦΕΚ: 84Α/2010

Ειδικό βιβλίο της επιχείρησης, το οποίο σελιδομετρείται και θεωρείται από την Επιθεώρηση Εργασίας, για τις γραπτές υποδείξεις του τεχνικού ασφάλειας και του ιατρού εργασίας.

1. Ο τεχνικός ασφάλειας παρέχει στον εργοδότη υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σε θέματα σχετικά με την υγεία και ασφάλεια των εργαζομένων και την πρόληψη των εργατικών ατυχημάτων.
2. Ο ιατρός εργασίας παρέχει υποδείξεις και συμβουλές στον εργοδότη, στους εργαζομένους και στους εκπροσώπους τους, γραπτά ή προφορικά, σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων.
3. Ο εργοδότης έχει υποχρέωση να λαμβάνει γνώση ενυπογράφως των υποδείξεων που καταχωρούνται σε αυτό το βιβλίο.